La Dirección General de Modernización de Cataluña ha creado un sistema de gestión informática de las piezas de convicción y de control de los depósitos judiciales que ha recibido un premio de Calidad de la Justicia 2011, como experiencia emprendida para lograr una Justicia más eficaz en la modalidad de entidad pública. Los Premios son otorgados anualmente por el Consejo General del Poder Judicial.

El sistema informático premiado facilita a los órganos judiciales la gestión integral de las piezas de convicción que se custodian en los depósitos judiciales, de acuerdo con la normativa procesal. En muchos casos la conservación abarca hasta la celebración del juicio o hasta que haya una sentencia definitiva.

En los depósitos se custodian aquellas piezas de convicción que los órganos judiciales han intervenido y retenido en procesos de carácter delictivo. Habitualmente los depósitos se ubican en el mismo edificio judicial y únicamente se pueden almacenar aquellas piezas reguladas por ley y que la naturaleza del objeto lo permita. Así, efectos como armas, explosivos, líquidos o materiales inflamables, estupefacientes, o materiales de grandes dimensiones se depositan en espacios expresamente habilitados y adecuados a éste efecto.

Este proyecto forma parte del programa e-justicia.cat y tiene sus orígenes en el año 2006, cuando la Direcció General de Modernització de la Conselleria de Justícia de la Generalitat de Catalunya puso en marcha un plan para ordenar, inventariar y expurgar las piezas de convicción de los depósitos judiciales.

El Sistema de Gestión de las Piezas de Convicción se encarga de gestionar las entradas, salidas, traslados, inventarios, etcétera, de las piezas de convicción y controla los depósitos judiciales, tanto externos como internos. Controla desde las ubicaciones de los depósitos, a sus gastos, personas de contacto, los comunicados entre el juzgado, el depósito y los servicios territoriales, además de tramitar las alertas generadas en la custodia de piezas.

La identificación de los objetos que componen las piezas de convicción, sus ubicaciones –en estantes, estanterías y cajas- y ulteriores movimientos se realiza con etiquetas de códigos de barras y mediante el terminal de mano. De esta forma se logra de una forma ágil las operaciones relativas a la ubicación y el movimiento de objetos y cajas, inventariarlos, preparar actuaciones sobre los objetos y descargar  los datos directamente en el sistema.

El sistema permite incorporar fotografías de las piezas de convicción en un gestor documental, para la consulta de los usuarios de los órganos judiciales, así como la firma electrónica de los oficios y recibos generados por los órganos judiciales y depósitos.

La modernización de la Justicia exige diseñar sistemas de gestión e información mediante tecnologías de información y comunicación que simplifiquen y agilicen los procedimientos al máximo, haciéndolos más eficaces y eficientes. El Sistema de control y gestión de las piezas de convicción que ha sido premiado es un ejemplo concreto, real y práctico, de una iniciativa para lograr una Justicia más eficaz.