Le guide des critères pour les inspections a été approuvé aux termes de l'accord numéro 46 du CGPJ plénier du 20 Décembre 2012, en tant qu'instrument d'homogénéisation et de direction de l'activité d'inspection des cours et tribunaux, son contenu principal est le suivant:

Planification

Réglementation de la planification de l'activité d'inspection via: 

• Un plan général élaboré par le Conseil général du pouvoir judiciaire plénier
• Un plan annuel d'inspection qui comprend les priorités et les critères d'intervention
• Des programmes de travail, au nombre de trois par an, élaborés par la direction du Service d'inspection et comprenant l'action du Service d'inspection et les organes à visiter sur une période donnée

Typologie des inspections

• Sur place : implique la visite de l'organe judiciaire par l'équipe d'inspection. Elle peut être de trois types:
  • Générale : comprenant l'analyse exhaustive de l'activité globale de l'organe
  • Abrégé: il suppose une brève analyse de l'activité globale de l'organe.
  • De prise de connaissance : porte sur des aspects concrets de l'activité de l'organe
• Virtuelle : s'effectue à distance, depuis le service d'inspection, pour cela l'équipe d'inspection utilise les outils que proposent les applications informatiques.

Équipes d'inspection

Les équipes d'inspection seront formées, d'au moins un(e) magistrat(e) et un(e) secrétaire-greffier. Toutefois, la mission d'inspection, en raison de ses caractéristiques, pourra être effectuée par un seul membre de l'unité d'inspection. Il sera possible de former des équipes d'inspection avec des membres de différentes unités, formées selon les critères établis au cas par cas par la direction du service.

Visites sur place

Elles sont annoncées à l'organe, objet de l'inspection, environ quarante jours à l'avance, ainsi qu'aux autorités et aux instances répertoriées dans le guide, en tenant compte du ressort et du type de juridiction.

Recueil de l'information

Il est demandé à l'organe, objet de l'inspection, de fournir des informations et il est procédé à une compilation de l'information d'intérêt disponible au sein du Conseil sur les quatre dernières années ou depuis la dernière inspection sur place, en réalisant une évaluation préalable.

Inspection sur place ordinaire

Au siège de l'organe, objet de l'inspection, il est procédé à des entretiens de l'équipe de direction, du personnel et des agents externes, ainsi des autres membres titulaires de l'arrondissement judiciaire.

Il est en outre procédé à:

1. Un examen des procédures sélectionnées

2. L'accès à l'application de gestion de la procédure en vue de vérifier les données

3. L'analyse de la charge de travail et de l'activité de résolution des affaires

4. L'examen de l'effectif, de son organisation, de la répartition du travail, du respect des horaires, du niveau de collaboration, du climat professionnel, etc.

5. À la vérification des ressources matérielles: immeubles, meubles, gestion, etc.

6. L'analyse des systèmes informatiques, de leurs performances, de leur adéquation et de leur efficacité dans la gestion de la procédure

7. L'examen des journaux et des comptes

8. Au respect des principes constitutionnels de la procédure 

9. La direction technique et le contrôle du travail

10. Un examen de la relation avec les citoyens et les professionnels et du respect de la Charte des droits des citoyens face à la justice 

11. La qualité du service public dispensé

Évaluation de l'activité d'inspection

Le Service de planification et d'analyse de l'activité judiciaire du CGPJ adresse à l'organe judiciaire, objet de l'inspection, des questionnaires sur la qualité de l'action d'inspection réalisée.

Élaboration du rapport

À l'issue de chaque inspection, un rapport est dressé afin de:

• Rendre compte le plus fidèlement possible de la situation de l'organe judiciaire;
• Contrôler la mise en application des indicateurs relatifs aux affaires enregistrées et aux décisions rendues
• Contribuer à l'amélioration de l'organe, au moyen de l'analyse de ses dysfonctionnements et de l'identification de propositions d'amélioration.

Ledit rapport comprend les propositions faites à l'organe, objet de l'inspection, et aux organismes publics compétents, considérées comme nécessaires pour améliorer le service public et dont l'exécution est contrôlée par le Service d'inspection.

Inspection sur place abrégée

Ce type de visites se portera à effet en ce qui concerne des organes dont les données apparaissez normalisés et n'aient pas été visités jamais ou en les derniers cinq ans par le Service d'Inspection.

 La préparation  s'élargit, en étendant la sollicitude d'information à des déterminés aspects susceptibles d'inspection lointaine, afin de limiter l'examen de dossiers pendant la visite et abréger la même, en permettant que l'Unité Inspectrice puisse aussi visiter autres Jugés de la démarcation ou prochains et obtenir une vision générale.

 Inspection  sur placee de connaissance

L'information à obtenir à l'organe judiciaire avec caractère préalable, le milieu de l'action sur place et le rapport qui s'élabore ils se limiteront à l'objet concret à celui que s'y ait  centré l'inspection.

Inspection virtuelle

Au moins une fois par semestre, l'unité d'inspection évalue l'information en possession du Conseil concernant les organes qui lui sont assignés, afin de vérifier le bon fonctionnement de ces derniers, ou, le cas échéant, les dysfonctionnements existants.

Si des anomalies significatives sont détectées, un rapport sera sollicité par téléphone à l'équipe de direction de l'organe et simultanément, le cas échéant, il lui sera demandé de justifier par écrit les circonstances présentes.

Lorsque le dysfonctionnement est susceptible d'être corrigé avec les propres moyens de l'organe, il sera demandé de présenter un plan de travail ou une proposition de solution, en indiquant le délai pour son exécution.

À partir de l'activité de contrôle ainsi réalisée, il est dressé un rapport contenant les conclusions et les propositions à adopter par l'ensemble des organes concernés.

Mémoire

Le mémoire du service d'inspection inclura, sur la base des analyses provenant des inspections effectuées et de l'information sur le niveau d'exécution des motions et propositions, une évaluation globale de l'état des cours et tribunaux des arrondissements judiciaires ou ordres juridictionnels dont les organes judiciaires auront fait l'objet d'une inspection. Cette évaluation rendra compte, du point de vue du service, des améliorations apportées et des principaux problèmes auxquels il faudra faire face à l'avenir.