Lors de sa réunion du 19 janvier 2023, la Commission permanente a approuvé les normes relatives aux indemnités pour raisons de service à l’occasion des déplacements et des dépenses de nature protocolaire ou représentative appliquées au budget du Conseil général du pouvoir judiciaire celles-ci étant à l'origine des normes de Mise à jour du régime de contrôle de gestion et de transparence du Conseil Général de Pouvoir Judiciaire ratifiées par accord lors de la Séance plénière du 28 juin 2012.

Au sein de cette même Commission Permanente, il a été convenu de déléguer à la Commission des Affaires Économiques les compétences en matière d'autorisation de détachements ou de déplacements sur le territoire national, excepté la participation aux séances plénières, à des commissions légales, à des groupes de travail formellement constitués, à des forums et des observatoires où le Conseil est représenté, à des actes officiels organisés par le Conseil ou impliquant la participation officielle du Conseil, et aux prises de fonction de magistrats des Cours suprêmes et de présidents des tribunaux supérieurs de justice, conformément aux dispositions visées à l'article 13.1 de la Loi 30/1992 du 26 novembre, relative au Régime Juridique des Administrations Publiques et à la Procédure Administrative Commune.

Dans les règles ratifiées par la Commission Permanente, le système de contrôle de dépenses de ses Hauts responsables est régularisé dans les termes qui suivent :

1.1 Régime de déplacements officiels

1.1.1 Autorisations

Le Président, les Administrateurs indépendamment de la Commission à laquelle ils sont rattachés et le Secrétaire Général (Hauts responsables) devront se soumettre, pour ce qui est de la réalisation de déplacements officiels, au régime d'autorisations suivant:

a) Participation à la Séance plénière, à la Commission disciplinaire, à la Commission d'Affaires économiques, à la Commission de l'Égalité et à la Commission Permanente en fonctions de Qualification. L'autorisation du détachement ou du déplacement sera considérée comme accordée suite à la convocation des réunions pertinentes.

b) Groupes de travail formellement constitués, forums et observatoires où le Conseil est représenté, actes officiels organisés par le Conseil et actes avec la participation officielle du Conseil.
L'autorisation du détachement ou du déplacement sera accordée suite à la convocation des réunions pertinentes.        

c) Participation aux prises de fonction des Magistrats de la Cour suprême et de Présidents des Tribunaux Supérieurs de Justice. L'autorisation du détachement ou déplacement sera considéré comme accordée à compter de la convocation de la prise de fonction.

d) Autres activités sur le territoire national. L'autorisation du détachement ou du déplacement devra être accordée par la Commission des Affaires Économiques, sauf en cas d'impossibilité d'autorisation dans les délais impartis pour des raisons d'urgence. Dans  ce dernier cas, elle sera autorisée par le Président de la Commission des Affaires Économiques.

Pour ce qui est des déplacements du Président de la Commission des Affaires Économiques, les autorisations pour des raisons urgentes seront du ressort du Président du Conseil.
Les demandes d’autorisation de détachement ou de déplacement sur le territoire national des hauts responsables doivent être émises en temps utile par l’intermédiaire de la Commission des affaires économiques, en envoyant un courriel à cae@cgpj.es. Le Président de la Commission des Affaires Économiques, ou s'il y a lieu, le Président du Conseil, communiquera à ladite Commission les autorisations traitées pour des raisons urgentes.

e) Activités en dehors du territoire national. La Commission Permanente devra ratifier à des fins économiques l'autorisation du détachement ou du déplacement en dehors du territoire national.

1.1.2 Communications

Les déplacements pour assister aux groupes de travail officiellement constitués, aux forums et aux observatoires dans lesquels le Conseil est représenté, aux événements officiels organisés par le Conseil ou avec la présence officielle du Conseil (1.1.1.b) et aux prises de possession des magistrats de la Cour suprême et des présidents des Tribunaux supérieurs de justice (1.1.1.1.c), sont communiqués par l’intermédiaire de la Commission des affaires économiques, en envoyant un courriel à cae@cgpj.es, avant le déplacement, aux seules fins d’inclure l’information à l’ordre du jour de la Commission des affaires économiques et sur le portail de transparence (modèle 8). 

1.1.3 Transparence des autorisations et des communications

Les Hauts responsables du Conseil devront indiquer, dans leurs demandes d'autorisation et leurs communications, le lieu, la date et le motif de leurs déplacements officiels.

Les autorisations et les communications seront consignées sur le portail de transparence du Conseil, moyennant la publication de l'ordre du jour et des procès-verbaux de la Commission Permanente, ainsi que moyennant la publication trimestrielle de la liste des déplacements effectués par les Hauts responsables du Conseil. Les autorisations et les communications seront nécessaires pour procéder au traitement de la note de frais du déplacement.

 

1.2 Justificatifs des frais de déplacement

Lorsque les Haut(e)s Responsables du Conseil exerceront, sur le territoire national, l’une des fonctions qui, conformément à l’Arrêté Royal 462/2002 du 24 mai, relatif aux indemnités pour cause de service, donne droit à une indemnité, ils seront dédommagés conformément au régime général des Primes, avec les limitations et restrictions ci-après indiquées.

Dans ces cas, seront applicables les frais de voyage et les indemnités de séjour correspondants au groupe 1

Groupe:	Hébergement	Restauration	Total
Hauts responsables	120,00	53,34	173,34

Pour remplir le formulaire correspondant, lorsqu'il s'agit de déplacements sur le territoire national, il faudra nécessairement faire mention, dans la note des frais, de l'autorisation ou communication du déplacement (alinéa 1.1.3. des normes), l'activité spécifique du déplacement officiel liée au poste et les fonctions exercées, outre la destination, l'itinéraire, les dates et les horaires de départ et de retour.

Les jours de déplacement, sauf exception justifiée, comprendront les jours de déroulement de l’activité plus la veille et le jour suivant, si nécessaire, aux effets du déplacement ou du déroulement de l’activité.
De même, lorsqu'il s'agit d'un déplacement à l'étranger, il sera nécessaire de présenter l'autorisation préalable accordée par la Commission Permanente du détachement ou du déplacement et celle-ci devra réunir les conditions pour les déplacements et le budget correspondant, devant indiquer sur la note de frais, la destination, l'itinéraire, les dates et les horaires de départ et d’arrivée, lesquels devront être conformes à ceux autorisés par la Commission Permanente, sauf urgence ou imprévu dûment justifiés, celle devant être examinée par ladite Commission.

1.3 Résidence familiale

Résidence familiale sur un territoire communal différent de celui de destination : afin de garantir l’égalité de tous les membres, indépendamment de leur lieu de résidence et étant donnée le caractère temporaire du poste, conformément à l’Arrêté Royal 462/2002 du 24 mai, les Haut(e)s Responsables auront le droit à une indemnité pour les dépenses de déplacement entraînées par le maintien de la résidence familiale dans une commune différente de celle de destination. Ces déplacements seront limités à un trajet aller-retour par semaine, par jour férié et par période de vacances, sauf cas exceptionnel dûment justifié. La liquidation de dépenses correspondante fera apparaître que le motif de ces trajets est le déplacement vers la Résidence Familiale.

1.4 Type de déplacements

Les déplacements en avion des hauts responsables du Conseil se font au tarif le plus économique convenant à l’activité en question, la classe supérieure à la classe économique ne pouvant être choisie que pour les voyages de plus de trois heures ou lorsqu’il n’y a pas de billets disponibles dans cette catégorie, auquel cas une justification doit être fournie par l’agence de voyages lors du règlement du voyage.

Les voyages en TGV seront effectués au tarif de deuxième classe, pouvant choisir la première classe lorsqu’il n’y a pas de billets disponibles dans cette catégorie. Une justification devra être ainsi présentée par l’agence de voyages lors du règlement du voyage. Les activités seront planifiées avec suffisamment de temps, et en tout état de cause, les tarifs les plus économiques possibles devront être choisis.

 

1.5 Déplacements impliquant la participation du personnel du Conseil

Le besoin des Haut(e)s Responsables de voyager à la charge du budget du Conseil, assistés par le personnel au service de ce dernier, doit être expressément justifié dans les documents du dossier faisant explicitement référence aux activités concrètes à effectuer par le personnel. Dans ce type de cas, les Haut(e)s Responsables doivent voyager assistés du personnel indispensable du Conseil, et uniquement lorsque le déplacement de ce personnel est strictement nécessaire pour le déroulement de l’activité concrète pour laquelle leur déplacement est justifié.

1.6 Frais à caractère protocolaire ou de représentation des Hauts responsables

Il s'agit des frais issus des actes de protocole et de représentation auxquels devront assister les Hauts responsables du Conseil dans l'exercice de leurs fonctions, aussi bien sur le territoire national qu'à l'étranger, à condition que lesdits frais produisent des avantages ou puissent s’avérer utiles pour  l'Administration de la Justice et qu'il n'existe pas pour ceux-ci de crédits spécifiques à d'autres titres.

Les Hauts responsables du Conseil devront décrire le motif justifiant la dépense et faire mention du poste ou de la fonction de la personne ou personnes qui l'ont occasionnée (membre ou haut responsable du gouvernement parlementaire, autorité judiciaire, locale, d'un organisme constitutionnel ou analogue). Et ce, aux fins de justifier que les frais ont été effectivement occasionnés à des fins protocolaires ou de représentation et qu'ils s'inscrivent dans le cadre des activités qui relèvent des fonctions de cet Organe.

Lorsque les frais à caractère protocolaire ou de représentation sont engagés au cours de l'un des déplacements auxquels fait référence la section précédente, ils seront décomptés conjointement avec les frais occasionnés de déplacement, séjour et de restauration.

1.7 Avances

Lorsque les Hauts responsables du Conseil réalisent des voyages officiels pour le compte du Conseil ou lorsqu'ils doivent occasionner un frais à titre d'"arrangements protocolaires et de représentation", ils pourront solliciter une avance à la Direction du Conseil pour un montant approximatif des indemnités de séjour, logement et déplacement qui pourraient leur correspondre, tout en respectant les conditions suivantes :

- Présenter par écrit le modèle II (Avance Voyage Officiel), 24 heures avant leur disponibilité, si le voyage avait lieu sur le territoire national ou, dans le cas où la devise demandée serait l'euro, si le voyage avait lieu à l'étranger. 
- Présenter le modèle III si le voyage avait lieu à l’étranger et l'avance est demandé en monnaie étrangère. Dans le cas où la monnaie demandée serait le dollar, l'avance devra être présentée 24 heures avant leur disponibilité.  Dans le cas où d'autres monnaies différentes au dollar seraient sollicitées, la demande devra être formulée au moins 48 heures à l'avance en utilisant le modèle III.
- Régler les frais occasionnés, à la fin du voyage ou après avoir engagé la dépense protocolaire au titre de laquelle l'avance a été sollicitée, dans un délai maximum de dix jours ouvrables à compter de la finalisation du voyage.

Le montant de l'avance sera déduit du montant total redevable envers l'intéressé(e), obtenu après avoir effectué le décompte des frais. S'il fallait restituer l'argent de l'avance, il faudra choisir de le faire en espèces, moyennant un chèque au nom du Conseil, ou moyennant virement bancaire sur le compte du Conseil, ne pouvant solliciter d'autres avances tant que les soldes résultant des règlements de frais occasionnés ne soient pas restitués.  

1.8 Décompte des frais

Lorsque des voyages officiels sont effectués avec droit à des indemnités, les règlements correspondants doivent être présentés dans les dix premiers jours du mois suivant celui au cours duquel la dépense a été effectuée, accompagnés du récapitulatif mensuel des règlements (formulaire 4.3 et, le cas échéant, formulaire 4.4).

Un seul formulaire doit être rempli pour chaque voyage (formulaire 1.1), détaillant les justificatifs des frais de déplacement, d’hébergement et de repas engagés, et avec tous les justificatifs scannés (factures, billets, cartes d’embarquement, tickets et autres documents). Un seul PDF sera établi et signé électroniquement. Les factures de l’agence de voyages devront être également jointes au PDF. Le formulaire 4.3 et tous les PDF signés de chaque règlement seront envoyés par courriel à Gerencia.dietas.vocalias@cgpj.es.

Si des frais de représentation ont été engagés au cours d’un voyage, ils seront réglés conjointement avec les formulaires 1.1 et 4.1.

Lorsque seules des dépenses pour des attentions protocolaires ou de représentation sont réglées, le formulaire 4.1 devra être rempli et, avec les factures scannées, un seul PDF sera établi et signé électroniquement, puis envoyé par courriel à Gerencia.dietas.vocalias@cgpj.es où l’administration reçoit ces documents.

Les factures scannées à l’origine de la dépense doivent être conformes aux exigences établies par la réglementation en vigueur.

Tous les documents originaux, factures, billets, cartes d’embarquement, tickets et autres pièces justifiant la dépense doivent être conservés pendant quatre ans, à la disposition du Conseil au cas où des vérifications seraient nécessaires.

Lorsqu’il y a eu des variations dans les activités programmées à la suite de circonstances imprévues qui ont donné lieu à des dépenses liées à des changements de billets ou à des annulations engendrant des frais, celles-ci doivent également être reflétées sur le formulaire des indemnités (modèle 1.1, rubrique Observations), qui doit toujours être présenté, même s’il n’y a pas de dépenses personnelles.

1.8.1 - Transport

Lorsqu'un déplacement a lieu pour le compte du Conseil, il faudra remplir le modèle I sur lequel il faudra indiquer la date et l'heure de départ et d'arrivée, l'itinéraire, la destination et le motif du voyage.

En cas de recours aux services de compagnies de transport pour des prestations liées à l’utilisation des salles des autorités ou d’autres frais de transport éventuels (service de voiture officielle du parc automobile, société de location de voitures avec chauffeur, etc.), la facture correspondante scannée devra être jointe. Si, au moment d’effectuer le règlement du voyage, une facture de la salle des autorités ou du parc automobile fait défaut, cela devra être indiqué sur la feuille récapitulative mensuelle, en précisant quel reçu n’est pas fourni parce qu’il n’est pas disponible.

Les billets ou cartes d’embarquement et la facture doivent être présentés scannés, même si le voyage a été organisé par l’agence de voyages du Conseil et que, par conséquent, la personne concernée ne l’a pas payé.

En cas de perte d'un billet ou de la carte d'embarquement, le Haut responsable devra signer une déclaration responsable où il fera mention de cette circonstance.

Les frais de taxi ou parking devront être aussi réglés ainsi que les frais mentionnés dans l'arrêté royal 462/2002 strictement liés au déplacement officiel et dûment justifiés moyennant des factures ou récépissés originaux.

Les factures, billets électroniques et autres documents justifiant l'engagement de la dépense devront respecter les conditions prévues par le règlement en vigueur.

1.8.2 Frais d’hébergement, de restauration et  autres frais

Hébergement

Le montant total de l'hébergement et les autres frais auxquels fait référence l'AR 462/2002 strictement liés au voyage officiel et toujours dûment justifiés à l'aide de factures ou de reçus originaux figurant au nom de l'intéressé seront payés jusqu'à la limite maximum par jour, sur le territoire national, du montant établi au point 1.2 de ces règles. Lorsque le déplacement est effectué en dehors du territoire national, le montant versé sera celui approuvé par la Commission Permanente lors de l’autorisation du voyage. Dans tous les cas, l’hébergement se limitera aux dates de déroulement de l’activité, plus la veille et le jour suivant, si ceux-ci sont nécessaires pour le déplacement ou le déroulement de l’activité.

Exceptionnellement, lorsque le montant de l’hébergement est supérieur, sur demande et justification du haut responsable, le Secrétaire général peut autoriser un montant plus élevé que le montant établi.

Restauration

Le montant des dépenses liées à l’entretien sera versé, conformément aux dispositions visées à l’AR 462/2002 concernant le groupe 1, actuellement établi à 53,34 euros par journée complète (Annexe II de l’AR 462/2002), liquidés conformément aux critères prévus à l’article 12 de l’AR susmentionné.

Dans le cas d’invitations officielles (déjeuner ou dîner), celles-ci seront mentionnées sur le formulaire 1.1 dans la rubrique Observations et sur le récapitulatif mensuel.

Nous présentons ci-après la liste des voyages effectués par les Hauts Responsables, selon leurs objectifs. La liste des voyages, mise à jour chaque trimestre, fait la distinction entre les voyages relatifs à l’assistance à l’Assemblée Plénière et aux Commissions et ceux dont l’objectif est différent:

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2014.

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2015.

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2016

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2017 

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2018

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2019

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2020

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2021 

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2022

Déplacements liquidés pendant l'exercice 2023